Rezultaty po wdrożeniu iService
Po uporządkowaniu planowania tras firma ograniczyła średnią długość codziennych dojazdów o 15-18% w ciągu kilku miesięcy – bez zwiększania zespołu.
- 15-18% krótsze dzienne trasy techników
- mniej pustych kilometrów i powtarzających się przejazdów
- więcej wizyt realizowanych tym samym zespołem
- mniej nadgodzin wynikających z nieoptymalnie ułożonych planów dnia
- setki tysięcy złotych oszczędności operacyjnych rocznie (w tym oszczędności na paliwie)
Informacje o firmie:
Branża: Serwis HVAC (klimatyzacja, wentylacja, ogrzewanie)
Wielkość zespołu: 15 serwisantów terenowych
Problemy
- Nieefektywne planowanie zleceń ,,na wyczucie”
Zlecenia były przydzielane na bieżąco — według tego, kto akurat skończył poprzednią wizytę. Przy większej liczbie zgłoszeń prowadziło to do chaotycznego planowania, nakładania się tras lub przydzielania zleceń serwisantom bez odpowiednich kompetencji.
- Rosnące koszty paliwa i nadgodzin
Serwisanci wielokrotnie wracali w te same rejony. Przekładało się to na wysokie koszty paliwa, nadgodziny oraz mniejszą liczbę zleceń, które firma była w stanie obsłużyć w ciągu dnia.
- Każda zmiana w harmonogramie dezorganizowała pracę zespołu
Przy większej liczbie zgłoszeń każda nagła awaria, nieobecność serwisanta czy zmiana w harmonogramie wymagała ręcznego przekładania zleceń i podejmowania decyzji pod presją czasu. Utrudniało to dotrzymywanie terminów SLA bez wewnętrznego chaosu i sprawne reagowanie na to, co działo się w terenie.
Rozwiązanie
Firma wdrożyła program serwisowy iService wraz z modułem Optymalizacji Tras, aby uporządkować planowanie zleceń, ograniczyć liczbę zbędnych przejazdów i lepiej wykorzystać czas pracy serwisantów w terenie.
System uruchomiono bez przerywania bieżącej pracy serwisu, a planowanie, realizacja i rozliczenie zaczęły przebiegać w jednym, spójnym procesie.
Najważniejsze zmiany:
✔ Optymalizacja tras według lokalizacji, czasu i kompetencji
Planowanie tras zaczęło opierać się na algorytmie, który uwzględnia lokalizację zgłoszeń, warunki drogowe, czas potrzebny na wykonanie serwisu oraz dostępność i kompetencje serwisantów. Zlecenia przestały być przydzielane ręcznie – wyłącznie według tego, kto akurat zakończył poprzednią wizytę. Dzięki temu ograniczono liczbę pustych kilometrów i powtarzających się przejazdów.
✔ Nagłe awarie nie dezorganizują całego planu dnia
Koordynator widzi, który serwisant jest dostępny, gdzie aktualnie się znajduje i jakie zlecenia już realizuje. Dzięki temu może szybko przydzielić nowe zgłoszenie właściwej osobie, bez dezorganizowania pracy całego zespołu i z większą kontrolą nad dotrzymywaniem terminów SLA.
Nie musi już ręcznie przekazywać zmian całemu zespołowi. Wprowadza nowy przydział w systemie, a serwisant od razu widzi zaktualizowane zlecenie i trasę na swoim urządzeniu.
✔ Koordynator ma bieżący wgląd w trasy i postęp prac
Planowanie i realizacja zleceń są widoczne w jednym miejscu. Koordynator może na bieżąco śledzić trasy techników, postęp realizacji wizyt i szybciej reagować na zmiany pojawiające się w ciągu dnia. Ułatwia to podejmowanie decyzji operacyjnych i lepsze wykorzystanie zespołu.
✔ Serwisanci rozpoczynają dzień z czytelnym planem pracy
Serwisant od początku dnia widzi na swoim urządzeniu kolejność wizyt, trasę przejazdu oraz informacje potrzebne do realizacji zleceń. Dzięki temu nie traci czasu na ustalanie kolejnych kroków z biurem, a większą część dnia może przeznaczyć na obsługę klientów. Zmniejszono liczbę dni, w których serwisanci musieli pojawiać się w centrali, oszczędzając czas i koszty.
Branża HVAC